В конце года почти все работодатели выплачивают премии своим лучшим сотрудникам. Если все сделать правильно, то эти выплаты можно включить в расходы по налогу на прибыль. На что именно следует обратить внимание, чтобы избежать проблем с федеральными налоговыми органами — разбираются эксперты аудиторско-консалтинговой группы Юникон.
Премии работникам в иностранной валюте и (или) натуральной форме и единовременное поощрение работников, которые регулируются общепринятыми нормами законодательства РФ, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами, могут быть включены в состав расходов на оплату труда (ст. 255 НК РФ). Налоговый кодекс не ограничивает работодателя в праве учитывать премии, ежегодно выплачиваемые работникам.
Как и все остальные расходы, учитываемые в целях налогообложения прибыли, такие расходы должны быть документально подтверждены и обоснованы (п. 1 ст. 252 НК РФ). При этом в соответствии со ст. 21, ст. 270 НК РФ при определении налоговой базы по налогу на прибыль не облагаются любые виды вознаграждений, выплачиваемых руководству или работникам, за исключением вознаграждений, выплачиваемых на основании трудового договора (контракта). Иными словами, у организации должен быть документ, содержащий подробную информацию о характере и размере премий. В этом случае вам обязательно нужно следовать процедурам, указанным в этих документах. Это значит, что поводом для выплаты являются не новогодние праздники или плохое настроение генерального директора, а результат работы сотрудника.
Экономические и налоговые органы указывают, что для включения премий в состав расходов на персонал в целях налогообложения необходимы льготы (письма Минфина России от 16 декабря 2016 г. № 03-03-06/1/75456, от 22 июля 2016 г. № 03-05-01. 05. 9022, (утв. 16. 10. 2015 № 03-03-06/59431 и 01. 04. 2011, ФНС России № 03-03-06/59431 и 01. 04. 2011, ФНС России № КЕ-4-3/5165):.
Иными словами, налоговым органам необходимо понять, за что именно сотрудник получил премию, и четко определить связь между выплатой и результатами труда сотрудника (в идеале — финансовые расчеты, показывающие связь между премией и показателями, достигнутыми сотрудником (в идеале должны быть представлены финансовые расчеты, показывающие связь между премией и показателями, достигнутыми работником).
Суд также считает, что выплаты работникам, которые работодатели называют премиями и которые выплачиваются дополнительно к фиксированному окладу, должны быть напрямую связаны с эффективными результатами труда работника, которые могут быть определены на дату выплаты премии и подтверждены оценкой работодателя (в частности, расчетом премии) (Московский районный суд Решение Верховного Суда РФ 2015 г. № 521, Определение Верховного Суда РФ от 11. 02. 2016 г. № 11).
Размер выплаченной премии также имеет значение. Если сумма значительная, то налогоплательщик должен быть готов обосновать ее, чтобы включить в расходы, подлежащие исчислению налога на прибыль.
Налоговый орган доначислил налог на прибыль в связи с необоснованным завышением расходов на сумму выплаченных работникам премий (Решение Арбитражного суда Сахалинской области от 22 сентября 2021 г., дело № 63/2021).
Сумма премий составляла от 300 000 до 18 млн рублей в год, однако налогоплательщик не смог объяснить, почему сумма была такой высокой и как она связана с работой сотрудников, особенно в условиях общей убыточности деятельности компании.
Крупные премии работникам нельзя учесть в расходах, если у налогоплательщика нет убедительных доказательств того, что сумма премии соответствует конкретному трудовому вкладу в коммерческую деятельность организации (определение Верховного суда РФ от 9 ноября 2020 г. № 18598/2015).
Размер премии должен быть соразмерен финансовым результатам от деятельности организации и не препятствовать дальнейшему развитию организации. Целью выплаты не может быть перераспределение средств.
При выплате годовых премий сотрудникам с целью учета понесенных расходов для целей налогообложения прибыли рекомендуется
В случае регулярных премиальных выплат мы считаем важным иметь отдельный локальный акт со всеми важными функциями одобрения сотрудника. Все сотрудники должны подписать и понять этот документ, а документ, на основании которого выплачивается премия, должен быть включен в трудовой договор.
Часто в схеме премирования указываются лишь общие нюансы (например, процент от оклада, который сотрудник имеет право получить в качестве премии, бессмысленные фразы о необходимости работать эффективно). Если положение о премировании отсутствует вообще или не упоминается о годовых премиях, работодатель может предоставить только перечень премий, которые будут начисляться, и положение о размере, устанавливаемом на усмотрение руководителя организации. Это создает наибольший риск при расчете премий сотрудникам для целей подоходного налога.
Как правило, работодатели проводят такие расчеты, когда размер премии значителен.
Это позволяет работодателю обосновать, что размер премии финансово определен и выплачивается в знак признания добросовестного труда. Однако в любом случае мы считаем, что данная мера должна соблюдаться, и многие премии, выплачиваемые убыточным компаниям, с финансовым обоснованием или без него, будут интересны налоговым органам.
Соблюдение этих правил позволяет существенно снизить риски, связанные с выплатой годовых премий, и при необходимости обосновать налоговым органам, что выплата направлена на признание трудовых успехов и стимулирование сотрудников к такой же эффективной работе в следующем году.